Como a Petronas conseguiu resultados na gestão dos fornecedores, com o Certifica, da Nimbi

 Percebendo a necessidade de automatizar boa parte do trabalho operacional, a PETRONAS Lubricants Internacional, empresa especializada em lubrificantes automotivos e industriais de alta qualidade, a adota solução da Nimbi, empresa especializada e serviços de tecnologia, para realizar o gerenciamento de sua cadeia de suprimentos. O objetivo do projeto foi incluir a tecnologia no fluxo de compras e homologação dos fornecedores para garantir mais agilidade, assertividade e controle sobre os processos.

Assim como qualquer empresa, a PETRONAS tem necessidade de adquirir embalagens, materiais de escritório, limpeza e uma série de outros indiretos para manter suas atividades. Neste caso, dos fornecedores que provêm estas categorias de materiais, o mercado conta com uma vasta gama de empresas independentes e, gerenciá-las, nem sempre é uma tarefa fácil. Foi em busca da melhoria deste processo, dentre outros do setor de compras, que a modernização e digitalização foram essenciais.

A busca por fornecedores, assim como a gestão, avaliação e o acompanhamento dos contratos, podem se tornar um problema, além de demandarem muito tempo e esforço do time de compras. "Portanto, um dos principais desafios era desafogar a equipe de suprimentos e automatizar boa parte das tarefas operacionais que envolvem a negociação de indiretos", revela Adílson Tunes de Souza Mello, Diretor de Compras na Petronas.

Por ser uma empresa que investe pesado em tecnologia, a PETRONAS sempre esteve de olho nas inovações voltadas à gestão. Antes da parceria com a Nimbi, outra plataforma era utilizada. Porém, quando o sistema ERP foi implementado, ela caiu em desuso. Afinal, por meio dele era possível acompanhar, de alguma forma, o processo de compras.

Mas Mello menciona algo importante: "Nosso sistema de gestão é bastante focado no que acontece internamente. Quando não se tem uma solução exclusiva para compras que converse rapidamente com o mercado, perde-se muito: visibilidade, acesso às tendências, novos parceiros, enfim, muitas chances de otimização" diz ele. Ele lembra que, como são uma empresa inserida na Indústria 4.0, havia uma inquietação muito grande em melhorar nossa área de suprimentos, torná-la mais eficiente e estratégica para a empresa. E isso só é possível por meio da digitalização de processos.

Assim, o time global da PETRONAS foi escalado para buscar uma nova tecnologia de e-procurement. "Além de se mostrar bastante adequada à nossa necessidade, a plataforma da Nimbi teve um grande diferencial: o custo. Isso porque, como opera na nuvem, não há necessidade de estar alocada na empresa. E, ainda, é possível integrá-la ao ERP. Estamos na fase final desse trabalho e, então, os sistemas estarão conectados", comenta o executivo. Junto à integração, foi realizado o treinamento das mais diversas áreas que usam o sistema. Isso porque, assim que isso for finalizado, as requisições serão feitas, exclusivamente, via Nimbi.

Todos os fornecedores que constam na base da PETRONAS, que fornecem materiais diretos e indiretos, passam por uma seleção rigorosa em termos de análise de qualificação. Dependendo do item negociado, diferentes documentos são exigidos para comprovar a aptidão e legalidade do parceiro junto aos órgãos regulamentadores. "Antes da Nimbi, tudo isso era gerido de maneira bastante manual, por meio de planilhas alimentadas pelos compradores", explica o diretor.

Fatores como adequação às Políticas de Qualidade, Segurança e Meio Ambiente, a capacidade de produção e recursos financeiros para atender às demandas, a competência técnica para oferecer produtos e serviços são alguns dos levados em consideração na etapa de homologação, e que conseguiram ser facilmente ajustados na plataforma da Nimbi, tornando o processo transparente em relação à ética nos negócios.

Antes da implementação da Nimbi, mês a mês, era preciso conferir os documentos em busca de alguma inconformidade. Afinal, é de interesse da PETRONAS que todos se mantenham em dia com licenças e em conformidade com o complicance. "Com um dos módulos disponibilizados pela Nimbi, o Certifica, a gestão de contratos foi automatizada. Ele atua desde o princípio do processo de compra, justamente, a pré-qualificação.

Por meio dos alertas, os fornecedores e gestores da carteira são avisados automaticamente acerca dos documentos. Dessa forma, os compradores podem deixar essa gestão a cargo da tecnologia e se dedicarem a tarefas muito mais importantes e estratégicas.

Nosso trabalho foi definir os parâmetros e nutrir o sistema com essas informações. Hoje, já temos quase 100% dos nossos fornecedores homologados pela plataforma e isso facilitou muito o nosso dia a dia. Atuamos, basicamente, como auditores, apenas selecionando amostras para conferir se tudo está conforme o planejado - o que facilitou muito", finaliza Mello.

Fundada em 2008, a PETRONAS atua em mais de 100 mercados ao redor do mundo. Com sede em Kuala Lumpur, na Malásia, a companhia conta com mais de 30 escritórios de marketing em 28 países, todos eles gerenciados por meio de núcleos regionais na capital da Malásia, Pequim, Torino, Belo Horizonte, Chicago e Durban.
 

Sobre a Nimbi:
A companhia especializada em soluções de tecnologia para o mercado de supply chain management, possui sede no Brasil e operações por diversos países, dentre eles, Argentina, Uruguai, Paraguai, Chile e México. Nos últimos 6 anos, a empresa já transacionou mais de 200 bilhões de reais em sua plataforma. A organização possui mais de 290 mil empresas cadastradas em seu marketplace. Além disso, Vale, Ambev, Leroy Merlin, Loggi, Faber Castell, Danone, Madeira Madeira, 99, CVC, dentre outras empresas, fazem parte do portfólio da companhia.