Confira os 5 Principais sinais de alerta a serem observados ao selecionar uma solução de Due diligence

Sejamos claros. Um fornecedor para a solução de Due diligence (processo que garante o compliance da sua empresa e avalia riscos de negociações com parceiros comerciais) é mais do que apenas uma solução comum. Eles devem ser vistos como um parceiro crítico e com um papel significativo a desempenhar na proteção de sua organização. Isso ocorre porque o principal objetivo dessa categoria de fornecedores é ajudá-lo a minimizar os riscos de compliance, com sanções que ocorrem durante 24 horas por dia, 7 dias por semana, dia após dia.

Mas, embora os provedores de soluções de Due diligence possam parecer semelhantes, distinções sutis podem fazer uma grande diferença na integridade e eficácia do serviço. Com altas demandas regulatórias e um cenário de compliance de sanções cada vez mais complexo, escolher o melhor fornecedor de software de Due diligence é, portanto, vital. Abaixo está um guia para ajudá-lo a identificar os principais sinais de alerta e evitar riscos de desempenho no processo de Due diligence.

Confira os 5 principais pontos a serem observados em um fornecedor de soluções de software de Due diligence

1. Listas de Sanções Irrelevantes

As sanções evoluem e mudam com frequência, por exemplo: programas sendo adicionados e removidos ao longo do ano em todo o mundo. Garantir que as listas de sanções que você compra sejam ativas, atuais e relevantes para o seu negócio é essencial para otimizar seu processo de Due diligence e gerenciar a taxa de resultados falsos positivos/falsos negativos. Aqui estão alguns sinais de alerta a serem observados:

• O provedor tem listas de sanções obsoletas em suas ofertas de produtos que fazem parte de uma assinatura paga.

• O provedor não possui sanções relevantes para o seu mercado ou setor específico.

• O provedor deve possuir redundância (sistemas duplicados que garantem a disponibilidade de processos e dispositivos críticos) em suas ofertas de lista de sanções. Por exemplo, a ONU possui para cada país membro, resoluções do conselho de segurança. Deste modo, é fundamental considerar cópias seguras, evitando danos maiores em caso de perda.
 

2.Falta de pontualidade e Atualizações precisas

A entrega dos dados de Due diligence é o componente mais importante de um programa de triagem. As atualizações das listas de sanções são publicadas em tempo hábil e com precisão?

Quanto tempo depois que uma nova lista de participantes negados é anunciada, ela fica disponível para você fazer a triagem? Como essas perguntas estão fora dos limites da sua empresa, você precisa extrair as respostas das conversas com o provedor de Due diligence . Como resultado, fique atento para quando:

• O provedor não pode comunicar em quanto tempo após a publicação das atualizações pela agência reguladora elas estarão disponíveis para você fazer a triagem.

• O provedor não pode mostrar a você o registro de uma entidade conhecida por estar em uma lista específica de partes negadas.

• Existem inconsistências na forma como os dados de triagem da parte negada são formatados e estruturados.

• Os dados de triagem da parte negada não contêm todas as informações fornecidas pela agência reguladora.
 

3. Lacunas na cobertura de triagem

As organizações geralmente possuem diversos pontos em seus processos de negócios em que terceiros (indivíduos e entidades) que exigem Due diligence podem surgir. O processo pode abranger desde o início do ciclo de vendas até a etapa de processamento/envio de pedidos. E, também pode fazer parte do processo de compliance legal, dentro da função de recursos humanos, ou mesmo no nível de verificação e gerenciamento de visitantes

Ao analisar seus negócios, pense em onde fornecedores, clientes, prospects de vendas, funcionários, contratados e outros terceiros são introduzidos na rede de sua empresa. Sua solução de Due diligence pode cobrir todos esses cenários de terceiros?

Além do tipo de terceiros, considere o momento em que eles entram na esfera da sua empresa.

Por exemplo, você tem uma maneira de rastrear entidades que já existem em seu sistema antes de sua integração com o fornecedor? Como você vai capturar novos nomes? E se um parceiro de negócios for adicionado a uma lista de sanções entre as exibições?

Um provedor robusto de Due diligence deve oferecer soluções de triagem de sanções que tenham a capacidade de cobrir todos os contextos. Pode valer a pena reavaliar seu fornecedor se ele não consegue:

• Fornecer soluções que possam rastrear qualquer tipo de parceiro de negócios ou etapa de processo que aumente sua exposição a riscos de compliance com sanções (fornecedores, clientes, funcionários, parceiros de negócios, pedidos de vendas, pedidos de compra, pagamentos etc.).

• Fornecer soluções que possam rastrear terceiros de todos os diferentes períodos de tempo (parceiros preexistentes/históricos, novos parceiros e se um parceiro já existente for adicionado a uma lista de sanções no futuro).
 

4. Insuficiente Flexibilidade e Potencial de Longo Prazo

À medida que sua empresa cresce, também crescem seus requisitos de triagem de sanções, com demandas e escopo em evolução. Escolha um provedor de triagem que possa apoiá-lo em sua jornada e que entenda as necessidades específicas que sua organização pode ter. Abaixo estão algumas perguntas que você pode fazer para avaliar o potencial de longo prazo de um fornecedor de solução de triagem de sanções:

• Quão flexível é o provedor em termos de limites de transação, preços e termos de contrato?

• O provedor consideraria fornecer uma lista de partes negadas que você precisa e que eles não possuem atualmente?

• Considere o número de sistemas em que seus usuários fazem login diariamente. A solução de triagem de sanções pode se integrar facilmente aos sistemas que você utiliza todos os dias?

• Qual é o nível de investimento do provedor na melhoria de seus produtos e serviços? Existe a possibilidade de você solicitar novos recursos e fornecer feedback?

• Existem serviços para ajudar a ajustar e otimizar seu processo de Due diligence para reduzir o gasto em sua organização?

• Existe treinamento e suporte adequados para os usuários? Qual é a disponibilidade do suporte técnico e onde está localizada a equipe de atendimento ao cliente?
 

5. Opções de falta de configurabilidade nas soluções de Due diligence

Um provedor robusto de soluções de Due diligence deve ter mais do que algumas opções de software, permitindo que os clientes possam escolher atender às suas necessidades específicas em termos imediatos e crescer para outras ao longo do tempo. Embora semelhante ao item 4. acima, este ponto específico concentra-se em recursos e funções.

A configurabilidade é fundamental. Por exemplo, você pode precisar de triagem online e um lote para iniciar. Mas, à medida que sua organização cresce, há uma necessidade maior de alavancar a tecnologia, como por exemplo: triagem integrada, nova triagem diária automatizada, bem como fluxo de trabalho de resolução e escalonamento para lidar com possíveis correspondências com listas de observação.

Tornando-se mais especializados, alguns dos melhores fornecedores de Due diligence no mercado ainda têm integrações pré-criadas com uma ampla gama de plataformas Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) e Gestão de relacionamento com o cliente (CRM), como Salesforce, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, NetSuite para citar alguns.

Sempre pergunte ao fornecedor com quem você está falando e quais opções de configuração eles possuem de forma acessível. Os pontos de atenção aqui incluem:

• O provedor tem uma lista de configurabilidade menos impressionante.

• Eles não podem se integrar facilmente com as principais plataformas de ERP e CRM.

• Eles acham mais do que desafiador integrar-se a sistemas de negócios legados (software ou hardware de computação desatualizado, porém ainda é utilizado) ou criados internamente.
 

Selecione o fornecedor certo na primeira tentativa

Embora comparar os provedores possa ser um processo exaustivo, encontrar uma solução no primeiro momento é fundamental para evitar a dor de cabeça de ter que reiniciar o processo para buscar outro fornecedor. No entanto, fazendo as perguntas corretas e evitando sinais de alerta, você pode achar a combinação perfeita para proteger sua organização com facilidade e confiança.

Esperamos que essas dicas sejam úteis para você evitar as armadilhas no processo de seleção de fornecedores de software de triagem de sanções. O nome do jogo é tentar acertar na primeira vez.

A Descartes fornece um conjunto de soluções de software de Due diligence de primeira linha que ajudam organizações em todo o mundo a alcançar os mais altos padrões de compliance de exportação, reduzindo o risco de impactos negativos nos resultados.