Gestão empresarial: estratégias eficientes para reduzir custos e despesas por meio da transformação de processos

À medida que as empresas buscam a competitividade em um cenário econômico em constante mudança, a redução de custos e despesas deve ser prioridade. Para isso, a implementação de metodologias, ferramentas e técnicas para transformar processos dentro das instituições é de suma importância.

Em um ambiente de negócios cada vez mais acirrado, a transformação de processos tornou-se uma estratégia essencial para que as empresas reduzam custos e despesas e aumentem sua eficiência operacional. Ao identificar ineficiências, adotar tecnologia, padronizar processos e engajar os funcionários, as empresas podem colher os benefícios de processos mais eficientes e, ao mesmo tempo, melhorar sua posição no mercado.

O termo processos é empregado para denominar o conjunto de atividades e regras mapeadas e realizadas com objetivo de agregar valor para o cliente e, consequentemente, elevar os lucros. Os processos são responsáveis por delimitar e demonstrar o que precisa ser feito para que a instituição alcance seus objetivos e atenda as expectativas e necessidades dos clientes. Além disso, tem por finalidade também estabelecer estrutura de governança que entregue os resultados desejados.

“Uma das maneiras mais eficazes de alcançar reduções de custo e despesa é por meio da transformação de processos. O primeiro passo para elevar a eficiência operacional é identificar onde estão os desperdícios. Isso pode ser feito por meio de uma análise detalhada dos processos interfuncionais da empresa. Ao avaliar como as tarefas são executadas, é possível identificar atividades ocasionais, gargalos, ineficiências e processos em que os recursos estão sendo mal alocados”, explica Heliton Rocha, especialista em Transformação de Processos pela Association of Business Process Management Professionals International (ABPMP) e Diretor Executivo da Nexo Consultoria, empresa especializada em consultoria em Gestão Empresarial com foco em pessoas.

Para Hueliton Rocha, a redução de custos engloba maior eficiência, fazer mais rápido, barato e com melhoria da qualidade, tendo como resultado a satisfação do cliente. “Processos otimizados permitem que a equipe trabalhe de maneira mais produtiva e eficiente. A padronização e a documentação de processos resultam frequentemente em maior consistência e qualidade. A transformação nos processos muitas vezes tem como consequência redução de tempo, custo, aumento da capacidade operacional e a satisfação e fidelização do cliente. Assim, todas essas etapas têm como resultado a redução de custos e despesas e o aumento da lucratividade”, esclarece o especialista.

O papel da tecnologia na otimização de processos

Segundo pesquisas recentes publicadas na Forbes Brasil, a mais conceituada revista de negócios do mundo, a inteligência artificial e automação de processos são algumas das opções para implementar tecnologia de forma eficiente, já que assim é possível proporcionar redução de custos de forma inteligente. 61% dos entrevistados disseram que já investem em tecnologias como, ferramentas digitais, inteligência artificial e segurança cibernética para a otimização das operações.

A automação de processos é uma abordagem eficaz para a redução de custos em uma empresa. Ela envolve a substituição de tarefas manuais e repetitivas por sistemas automatizados e tecnologias avançadas.

Assim, se materializa uma série de benefícios que auxiliam na redução de custos operacionais, ao mesmo tempo em que melhora a eficiência e a qualidade das operações empresariais. A automação de processos é especialmente valiosa em ambientes de negócios competitivos, onde as empresas precisam fazer mais com menos recursos.

Dentro da gestão empresarial, os “processos” são uma parte fundamental do funcionamento de uma organização e desempenham um papel crucial na consecução de seus objetivos. Eles são rotinas ou sequências de atividades planejadas e inter-relacionadas que têm como objetivo alcançar um resultado específico. Os processos podem ser vistos como os elementos que orientam as operações diárias de uma empresa e definem a forma como o trabalho é realizado.

“Eficiência operacional, aumento de capacidade produtiva, redução de erros e economia de tempo são alguns dos benefícios obtidos ao recorrer a transformação de processos por meio de automação”, explica Carol Guerra, especialista em transformação digital e em Gestão de Portfólio de Processos e Projetos e Diretora de Operações e Transformações Digitais da Nexo Consultoria.

Segundo Carol Guerra, a automação elimina a necessidade de intervenção humana em tarefas rotineiras, o que reduz erros, retrabalho e tempo gasto na execução de tarefas. Isso resulta em maior eficiência e produtividade.

Os processos automatizados executam tarefas com precisão e consistência, minimizando erros humanos, o que reduz. Assim, com a automação, as empresas podem reduzir a necessidade de mão de obra para realizar tarefas manuais, economizando em custos com pessoal. “A automação realiza tarefas rapidamente, 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que economiza tempo e aumenta a capacidade de produção da empresa”, completa Carol Guerra.

 “Todos os aspectos que envolvem os processos são importantes. Desde o entendimento e análise até à automação por meio da tecnologia, passando por integração, banco de dados, mediação, monitoramento e controle do processo ponta a ponta”, pontua a especialista.

Case nacional

A Unimed, primeira cooperativa de trabalho na área médica do Brasil e das Américas, fundada em 1967, é um perfeito exemplo de case nacional. Hueliton Rocha explica que, através da transformação de processos e implantação de um modelo de gestão, a operadora de planos de saúde é uma das maiores e mais significativas do Brasil. A empresa ganhou destaque no país e possui uma ampla rede de atendimento com uma gama de profissionais, hospitais, laboratórios, pronto atendimento e clínicas.

Nos últimos anos, a Unimed implementou um programa de redução de custos e despesas com o objetivo de racionalizar e otimizar suas operações em todas as unidades. O foco foi reduzir custos e despesas, melhorando a eficiência e maximizando a utilização de recursos.

“Essas medidas resultaram em uma redução de mais de 30% da despesa administrativas, representando uma economia de mais de cinquenta milhões de reais. Antes do trabalho, a despesa representava 12,57% da receita líquida e ao final 8,71%, o que aumentou significativamente a eficiência operacional. Além disso, a empresa se tornou mais ágil e competitiva em um mercado cada vez mais desafiador”, conta o especialista Hueliton Rocha.

Case Internacional

Um exemplo notável de uma grande empresa internacional que reduz custos por meio da otimização de processos é a General Electric (GE). A GE é um dos maiores conglomerados industriais do mundo e opera em ampla gama de setores, incluindo energia, saúde, transporte e muitos outros.

Nos últimos anos, a GE implementou um programa de transformação chamado “GE Store” com o objetivo de racionalizar e otimizar suas operações em todo o mundo. O foco era reduzir custos, melhorar a eficiência e maximizar a utilização de recursos.

Algumas das estratégias-chave adotadas pela GE incluíram: redução da complexidade, otimização de cadeia de suprimentos, digitalização e automação e padronização de processos.

“Essas medidas resultaram em economias substanciais para que a GE e a empresa conseguissem reduzir significativamente seus custos operacionais. Além disso, a empresa se tornou mais ágil e competitiva em um mercado global cada vez mais desafiador”, analisa Hueliton Rocha.

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